Polityka prywatności InvoiceIQ

Wersja pakietu: PL-COMMERCIAL-2026-11-02.2

Ta informacja dotyczy strony, kont, płatnych planów i funkcji udostępnionych Klientowi na warunkach tej wersji. Nie jest zgodą marketingową ani umową powierzenia.

1. Administrator i kontakt

Administratorem danych własnych Usługi jest TALITHA Piotr Szczerbowski, ul. Kościelecka 12, 32-600 Oświęcim, NIP 5492104876, REGON 121187430. Kontakt w sprawach prywatności: biuro@talitha.pl lub adres siedziby. Operator nie wyznaczył inspektora ochrony danych.

2. Rozdzielenie ról

Operator jest administratorem danych konta, własnej Umowy, płatności, faktur abonamentowych TALITHA, bezpieczeństwa i korespondencji. Klient określa natomiast cele przetwarzania swoich kartotek, faktur, skanów, wyników OCR i artefaktów. W tym zakresie Operator jest procesorem według DPA. Przekazanie skanu do OCR jest instrukcją Klienta przez uprawnionego Użytkownika, a nie zgodą zastępującą podstawę przetwarzania danych osoby wymienionej na fakturze. Klient odpowiada za własne obowiązki informacyjne.

MF/KAS/KSeF jest odbiorcą ustawowym, nie podprocesorem wybranym przez Operatora. Odbiorcy integracji wybrani przez Klienta podlegają jego decyzji.

3. Dane, źródła, cele i podstawy

Dane i cel	Źródło	Podstawa dla własnych celów Operatora
dane konta, kontaktu, firmy, NIP, adres i umocowanie; zawarcie i wykonanie Umowy	osoba, Klient, uprawniony członek firmy, właściwe rejestry przedsiębiorców	art. 6 ust. 1 lit. b RODO; dla reprezentanta także lit. f - kontakt i obsługa reprezentowanego Klienta
hashe haseł, metadane MFA/passkeys, sesje, role, metadane nadawania i odbierania dostępu, IP i informacje urządzenia; uwierzytelnienie i przeciwdziałanie nadużyciom	osoba, urządzenie i serwer	art. 6 ust. 1 lit. f - bezpieczeństwo Usługi i osób; lit. c, gdy wynika z konkretnego obowiązku
wersje i SHA-256 dokumentów, podgląd i zgoda, aktor i czas, zamówienia; wykazanie zawarcia i wykonania Umowy	uprawniony reprezentant i serwer	art. 6 ust. 1 lit. b i f
plan, cykl, dane nabywcy, kwoty/VAT, identyfikatory i statusy płatności, zwrotu lub sporu; rozliczenia	Klient, serwer i Stripe	art. 6 ust. 1 lit. b i c; lit. f dla zapobiegania oszustwom i roszczeń
pytania, reklamacje, zgłoszenia bezpieczeństwa i praw	osoba i korespondencja	art. 6 ust. 1 lit. b, c lub f zależnie od sprawy
komunikaty operacyjne i bezpieczeństwa	informacje konta i zdarzenia Usługi	art. 6 ust. 1 lit. b i f

Dane wymagane służą wykonaniu wybranej funkcji lub obowiązku; bez nich nie można utworzyć konta, zabezpieczyć operacji lub rozliczyć zakupu. Pola opcjonalne są dobrowolne. Nie zbieramy jawnych haseł w logach ani pełnego numeru karty/CVC w formularzach InvoiceIQ. Odnośniki dostępu i sekrety mają odrębny bezpieczny cykl życia; nie należy przesyłać ich w zgłoszeniu.

Dane reprezentanta od Klienta to zwykle służbowy kontakt, rola i firma. Wymaganą informację z art. 14 RODO przekazujemy w terminie przewidzianym prawem, chyba że zachodzi ustawowy wyjątek. Nie wymagamy zgody marketingowej.

4. Stripe - płatności za InvoiceIQ

Stripe otrzymuje potrzebne dane nabywcy (firma, NIP, adres), plan, kwotę i walutę oraz dane wprowadzane bezpośrednio na jego stronie. Otrzymujemy referencje i statusy potrzebne do abonamentu, uzgadniania, zwrotów i sporów. Nie wysyłamy do Stripe skanów OCR, faktur kontrahentów ani poświadczeń KSeF.

Dla europejskiego konta umownym podmiotem DPA jest Stripe Payments Europe, Limited; usługi regulowane i własne cele mogą angażować także Stripe Technology Europe, Limited oraz Stripe Technology Company, Limited. Stripe jest procesorem przy wykonaniu polecenia płatniczego, a dla części własnych obowiązków i ochrony przed oszustwami - odrębnym administratorem. Dane mogą być przetwarzane globalnie z zabezpieczeniami transferów. Szczegóły: Polityka Stripe, role i podmioty Stripe, DPA Stripe.

Płatność następuje przez przekierowanie na stronę dostawcy. Nie wymaga ładowania Stripe.js na stronie głównej ani przesyłania do Stripe samego przeglądania oferty. Dodatkowe usługi wybrane u Stripe mają jego warunki.

5. OpenAI - opcjonalny odczyt i przygotowanie faktury

Dostawcą API dla Operatora z siedzibą w Polsce jest OpenAI Ireland Ltd., zgodnie z warunkami usług i DPA.

Po jawnym uruchomieniu OCR w uprawnionej firmie OpenAI przetwarza treść wybranego dokumentu potrzebną do odczytu pól; może ona obejmować nazwy, NIP, adresy, pozycje, kwoty i informacje płatnicze obecne na fakturze. Nie przekazujemy poświadczeń KSeF ani dostępu do innych dokumentów firmy. Kontrola pliku poprzedza wysłanie; wynik wymaga sprawdzenia przez człowieka.

OCR korzysta z API OpenAI z store=false, bez narzędzi i osobnego magazynu Files. Nie udostępniamy treści do treningu modeli. store=false nie oznacza zerowej retencji: logi ochrony przed nadużyciami mogą zawierać treść i standardowo trwać do 30 dni, dłużej w przypadkach przewidzianych przez dostawcę, m.in. prawo lub ochronę przed szkodą. Mogą występować przejściowe cache oraz szczególne zasady bezpieczeństwa obrazów. Nie deklarujemy ZDR ani rezydencji EU: standardowa usługa może przetwarzać dane poza EOG. Oficjalne zasady danych API OpenAI.

Podstawa i zabezpieczenia powierzenia/transferu wynikają z DPA oraz rejestru dostawców. Niewybranie OCR nie powoduje wysłania treści do OpenAI i nie odbiera ręcznych funkcji dostępnych w planie. Zwiększenie limitu wydatków konta Operatora nie jest nowym celem przetwarzania ani zgodą Klienta.

Polecenia głosowe i tekstowe w planie PRO

Na polecenie uprawnionego Użytkownika przygotowujemy edytowalny szkic. Tekst jest minimalizowany na serwerze: rozpoznane słowa poleceń, liczby, daty i losowe odwołania trafiają do OpenAI; pozostałe fragmenty są zastępowane odwołaniami rozwiązywanymi lokalnie. Model otrzymuje także informację, czy wybrano kontrahenta, i liczbę pozycji. Nie otrzymuje kartotek, pełnych faktur, mapowania odwołań ani nagrania. Minimalizacja nie jest gwarancją anonimowości. Nie należy podawać sekretów ani zbędnych danych osób w poleceniu.

Wynik OpenAI jest propozycją pól. Lokalna aplikacja pyta o niejednoznaczne wybory; Użytkownik poprawia dane i zatwierdza pełny podgląd. Model nie może sam nadać numeru ani wysłać dokumentu do KSeF. API używa store=false, bez historii rozmowy i narzędzi mających dostęp do danych firmy. Zasady retencji, transferu i braku treningu opisane powyżej dotyczą także tej funkcji. Polecenie i jego lokalne mapowanie nie są utrwalane przez InvoiceIQ; zamknięcie formularza usuwa niezapisany tekst. Zapisany szkic podlega zwykłej retencji dokumentów.

Rozpoznawanie mowy wykonuje usługa systemu lub przeglądarki. Preferujemy przetwarzanie na urządzeniu tam, gdzie jest dostępne dla języka polskiego. Przetwarzanie sieciowe może przekazać dźwięk dostawcy tej usługi; przed uruchomieniem aplikacja pokazuje informację i wymaga wyboru Użytkownika. Na iOS jest to Apple; na Androidzie i WWW dostawca zależy od urządzenia, usługi rozpoznawania oraz przeglądarki. Jego warunki dotyczą dźwięku. InvoiceIQ nie zapisuje nagrania. Można zawsze wpisać tekst ręcznie lub pracować w zwykłym formularzu w granicach planu.

6. Pozostali odbiorcy i transfery

W niezbędnym zakresie dane mogą otrzymywać upoważnione osoby związane poufnością, dostawcy infrastruktury, poczty i kopii, uprawnieni członkowie Organizacji, odbiorcy integracji, doradcy oraz właściwe organy i sądy. Podstawową infrastrukturę dostarcza OVH sp. z o.o. (OVHcloud); serwery aplikacji, danych i kopii InvoiceIQ znajdują się w Warszawie (WAW2). Pocztę obsługuje dhosting.pl Sp. z o.o. na infrastrukturze w Polsce. Role, zakres danych oraz zasady dalszego powierzenia i transferów wskazuje rejestr Dostawcy i podprocesorzy powiązany z DPA.

Hosting w EOG nie oznacza, że Cloudflare, Stripe, OpenAI lub dostęp wsparcia pozostają wyłącznie w EOG. Transfer wymaga właściwej podstawy rozdziału V RODO, np. decyzji o odpowiednim poziomie ochrony lub standardowych klauzul umownych wraz z wymaganą oceną i środkami uzupełniającymi. Informacje o stosowanych zabezpieczeniach można uzyskać przez kontakt z Operatorem.

Cloudflare - ochrona połączeń

Korzystamy z Cloudflare, Inc. dla DNS, dostarczania publicznych zasobów i ochrony przed atakami DDoS oraz niepożądanymi żądaniami. Ruch WWW, API i aplikacji mobilnych przechodzi przez jego proxy. Cloudflare przetwarza IP i metadane połączenia oraz treść przesyłanych żądań i odpowiedzi, która może obejmować dane konta, uwierzytelnienia i faktur. Połączenia użytkownik-Cloudflare i Cloudflare-InvoiceIQ są szyfrowane; pośrednik odszyfrowuje HTTPS w celu obsługi i ochrony ruchu. Prywatne odpowiedzi aplikacji nie są przechowywane w cache CDN. Nie oznacza to zerowej retencji metadanych bezpieczeństwa. Ochrona jest częścią działania Usługi.

Cloudflare działa jako procesor, a dla powierzonych Treści Klienta jako podprocesor. Używana jest globalna sieć, z możliwym przetwarzaniem w USA i innych krajach; nie deklarujemy rezydencji wyłącznie w UE. Zastosowanie mają warunki usługi, DPA i właściwe zabezpieczenia transferów wskazane w rejestrze podprocesorów. Kontrola bezpieczeństwa nie jest funkcją reklamową ani śledzeniem marketingowym.

7. Retencja i zakończenie

Kategoria	Kryterium czasu przechowywania
konto i Umowa	czas świadczenia, następnie niezbędny zakres rozliczenia i właściwy termin konkretnych roszczeń
zgody, zamówienia i historia rozliczeń	czas Umowy oraz obowiązki rozliczalności, księgowości/podatków i roszczeń; dowody nie są nadpisywane
korespondencja i reklamacje	obsługa sprawy i właściwy okres wykazania jej przebiegu
sesje i dane uwierzytelnienia	ważność metody/sesji i niezbędny zakres odwołania lub audytu bezpieczeństwa
logi techniczne	okres potrzebny do ochrony i diagnozy; przedłużenie tylko dla konkretnego incydentu, obowiązku lub roszczenia
powierzone dokumenty i OCR	instrukcja Klienta i DPA, z rozdzieleniem tymczasowego importu od zapisanej faktury i załącznika

Szczegóły eksportu, usunięcia, ograniczenia i kopii określa Retencja i wyjście. Anulowanie abonamentu lub zwrot nie kasuje historii podatkowej, nie oznacza automatycznego usunięcia danych u wszystkich dostawców i nie tworzy blankietowej podstawy do wieczystego przechowywania. Dane zachowane ze szczególnej podstawy są ograniczone do tego celu.

8. Prawa i bezpieczeństwo

Zależnie od podstawy i okoliczności można żądać dostępu, kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia, przeniesienia lub sprzeciwić się przetwarzaniu opartemu na prawnie uzasadnionym interesie. Zgodę, jeśli jest podstawą konkretnej opcjonalnej funkcji, można wycofać na przyszłość. Wniosek: biuro@talitha.pl. Weryfikujemy tożsamość proporcjonalnie i chronimy inne osoby. Co do zasady odpowiadamy w miesiąc; ustawowe przedłużenie wyjaśniamy w tym terminie. Przysługuje skarga do Prezesa UODO.

Dla danych powierzonych pomagamy właściwemu Klientowi. Eksport całej firmy nie jest automatyczną odpowiedzią na wniosek pojedynczej osoby. Korekta faktury nie polega na przepisaniu wystawionej historii.

Stosujemy kontrolę ról, izolację firm, MFA i świeżą autoryzację przy wysokim ryzyku, szyfrowanie wrażliwych danych, prywatne pliki i minimalizację logów. Nie obiecujemy braku każdego zagrożenia. Nie podejmujemy wyłącznie automatycznych decyzji o osobie o skutkach z art. 22 RODO; OCR jest propozycją, nie decyzją podatkową. Własne zabezpieczenia płatnicze Stripe opisuje Stripe.

9. Cookies i zmiany

Informacja o cookies opisuje sesję, zapamiętane logowanie i pamięć interfejsu. Nie używamy marketingowego śledzenia ani analityki przeglądarkowej. Technologia płatności na stronie Stripe podlega jego odrębnej informacji.

Zmiany celów, odbiorców, transferów i istotnych warunków przetwarzania są komunikowane przed ich rozpoczęciem, gdy wymaga tego prawo. Nowa wersja nie nadpisuje wcześniejszej informacji ani dowodu jej udostępnienia.