Retencja, eksport i zakończenie współpracy z InvoiceIQ
Wersja pakietu: PL-COMMERCIAL-2026-11-02.2
Załącznik DPA określający zasady przechowywania, zwrotu i usunięcia danych. Nie upoważnia agenta, modelu AI ani nieuprawnionego Użytkownika do usuwania historii Organizacji.
1. Odrębne operacje
Wyłączenie odnowienia kończy płatny plan zgodnie z Warunkami sprzedaży, nie usuwa konta. Rezygnacja ze zwrotem dotyczy płatności, nie kasuje faktury TALITHA ani historii Klienta. Wyjście całej Organizacji i żądanie usunięcia wymagają odrębnej dyspozycji uprawnionej osoby i bezpiecznej weryfikacji.
Każda kategoria ma własny cel, zdarzenie początkowe, kryterium zakończenia i ograniczony wyjątek. Sama nieaktywność lub upływ planu nie jest podstawą usunięcia wystawionej faktury; cudzy obowiązek archiwizacji nie jest blankietowym prawem Operatora do przechowania wszystkich danych bez końca.
2. Kategorie
| Kategoria | Cel i reguła |
|---|---|
| konto, reprezentacja i umowa | obsługa przez czas Umowy; potem minimalne dane potrzebne do rozliczenia i konkretnych roszczeń |
| zgody i zamówienia | niezmienny dowód exact wersji/ceny, aktora i czasu; przez Umowę i właściwy okres rozliczalności/roszczeń |
| płatności, zwroty, faktury i korekty TALITHA | obowiązki podatkowo-rachunkowe Operatora oraz uzgodnienie płatności; refund nie usuwa dokumentu źródłowego |
| faktury Klienta, XML/PDF, numery KSeF/UPO | instrukcja i potrzeby Klienta, z właściwymi terminami podatkowymi oraz zdarzeniami zawieszenia/przerwania; nie arbitralny TTL od wystawienia |
| niezakończony import OCR | tylko czas potrzebny do kontroli pliku, wykonania, wznowienia lub ręcznego sprawdzenia; termin technicznego wygaśnięcia pokazany w interfejsie, bez wykorzystania do nowych celów |
| zatwierdzony import i jego oryginał | część ewidencji i załączników Klienta; odrębna od tymczasowego wyniku OCR |
| liczniki i rezerwacje | minimalne dane do puli miesiąca, deduplikacji i wyjaśnienia naliczenia; bez plaintext faktury |
| webhooki i uzgadnianie Stripe | minimalne referencje i stany potrzebne do wiarygodnego rozliczenia, nie kopia pełnych payloadów w zwykłych logach |
| logi, support i bezpieczeństwo | ograniczony czas diagnozy/obsługi, przedłużany wyłącznie dla konkretnej sprawy lub obowiązku |
| kopie zapasowe | kontrolowana rotacja zgodna z udokumentowanym harmonogramem; po usunięciu brak zwykłego dostępu i ponownego aktywowania danych po restore |
Operator zobowiązuje się prowadzić macierz retencji wiążącą kategorie z celem, zdarzeniem początkowym, czasem lub kryterium przechowania, cyklem kopii, osobą odpowiedzialną i dowodem usunięcia. Informację o okresie dotyczącym konkretnej kategorii oraz planowanym usunięciu przekazuje na wniosek Administratora, a w procesie wyjścia - przed jego realizacją. Kryterium konkretnego roszczenia nie uzasadnia przechowania całej bazy. Retencja u OpenAI i Stripe jest odrębnie opisana w informacji o dostawcach; usunięcie lokalnego wyniku nie usuwa automatycznie logów bezpieczeństwa PSP/AI.
3. Eksport i zmiana dostawcy
- Uprawniony Klient może pobrać własne dokumenty oraz żądać eksportu firmy. Downgrade i brak płatnego planu nie odbierają tych praw. Dostęp do eksportu nadal wymaga właściwej roli i świeżej autoryzacji.
- Eksport powinien obejmować dane Klienta w uporządkowanym, powszechnie używanym formacie do odczytu maszynowego, odpowiednie dokumenty/artefakty i manifest. Nie zawiera cudzych danych, haseł, sekretów ani wewnętrznych zabezpieczeń, których ujawnienie tworzyłoby ryzyko. Niekompletne archiwum nie może być przedstawione jako pełny eksport.
- Przy zmianie dostawcy w zakresie objętym rozdziałem VI Data Act Operator wspiera wyjście, utrzymuje bezpieczeństwo i informuje o ryzykach ciągłości. Okres wypowiedzenia inicjujący zmianę nie przekracza dwóch miesięcy; zasadniczy okres przejściowy nie przekracza 30 dni, z wyjątkami i przedłużeniami wyłącznie na zasadach rozporządzenia.
- Po okresie przejściowym Klient ma co najmniej 30 dni kalendarzowych na pobranie danych. Krótszy termin pojedynczego linku lub technicznej kopii eksportu nie skraca tego prawa. Samo wygenerowanie pliku nie kończy migracji. Operator potwierdza zakończenie i właściwy etap usunięcia.
- Opłaty i pomoc przy przeniesieniu muszą odpowiadać obowiązującym przepisom; nie wprowadza się opłaty blokującej dostęp do danych ani nowego abonamentu jako warunku wyjścia. Szczegółowy zakres i format są podawane przed procesem.
4. Usunięcie i zabezpieczenie konkretnej sprawy
Administrator wybiera zwrot albo usunięcie w ramach DPA. Operator ustala dokładny zakres, sprawdza obowiązki i prawa osób, utrwala dyspozycję, kontrolowanie wykonuje usunięcie i potwierdza rezultat. Nie usuwa się danych innej firmy ani nie przepisuje historii przez ogólne polecenie.
Zabezpieczenie z powodu konkretnego postępowania lub roszczenia ma podstawę, zakres i okres przeglądu. Nie pozwala na nowe zwykłe użycie danych lub nieograniczony dostęp supportu. Po ustaniu podstawy wraca ocena usunięcia. Odtworzenie backupu respektuje cofnięcia dostępów i wcześniejsze dyspozycje.
Wnioski: biuro@talitha.pl. Wniosek jednej osoby o jej dane nie jest tym samym co eksport lub zamknięcie całej Organizacji.
Podstawy prawne: RODO, Data Act. Dokładna kwalifikacja usługi i retencja fiskalna wymagają oceny aktualnego stanu prawnego oraz konkretnych dokumentów, nie jednej liczby lat dla całej bazy.
5. Polecenia i szkice głosowe
Niezapisany tekst pozostaje tylko w pamięci formularza. Serwer przetwarza polecenie i mapowanie odwołań w pamięci pojedynczego żądania, bez utrwalania rozmowy; czas wywołania dostawcy jest ograniczony. Zapisany szkic i wersje są dokumentami Klienta. Techniczny dowód ponowienia zapisu zawiera skróty żądania, tożsamość i wskazanie wersji; zachowuje retencję dokumentu. Dzienny licznik budżetu AI zawiera jedynie dzień i sumę rezerwacji. Retencja dostawcy jest odrębna, opisana w Polityce prywatności §5.